Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
Πολύς λόγος γίνεται τον τελευταίο καιρό αναφορικά με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, τις επιχειρήσεις που την εφαρμόζουν και τα οφέλη που κερδίζουν. Ας τα πάρουμε όμως τα πράγματα από την αρχή…
ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι εκείνο το πλαίσιο λειτουργίας που μπορούν να υιοθετήσουν οι ελληνικές επιχειρήσεις και το οποίο τους δίνει την δυνατότητα να επωφεληθούν από τις οικονομίες κλίμακας που προκύπτουν από την άμεση εξοικονόμηση διαχειριστικού κόστους και χρόνου που σχετίζονται με την έκδοση παραστατικών.
Επιπλέον, μέσα από τον οικολογικό χαρακτήρα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, οι επιχειρήσεις μπορούν να ενδυναμώσουν περαιτέρω το κοινωνικό τους χαρακτήρα.
Συγκεκριμένα, η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι ανεξάρτητη από το μέγεθος ή και τον κλάδο της εταιρεία που την εφαρμόζει και αφορά την:
- Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Πληροφοριών για παραστατικά (τιμολόγια, παραγγελίες, δελτία αποστολής, κατάλογοι ειδών κτλ) που εκδίδουν μεταξύ τους οι επιχειρήσεις.
- Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση των παραστατικών που εκδίδει η εταιρεία (ή και αυτών που ήδη λαμβάνει ηλεκτρονικά), με σκοπό την κατάργηση εκτύπωσης και διατήρησης των φυσικών τους αντιγράφων ηλεκτρονικά.
- Άυλη Ηλεκτρονική Διαβίβαση Τιμολογίων, που εκδίδει και αποστέλλει μια εταιρεία στους πελάτες καταργώντας πλήρως την εκτύπωση των εντύπων τιμολογίων μειώνοντας σημαντικά τα λειτουργικά κόστη και τον διαχειριστικό χρόνο όλης της διαδικασίας τιμολόγησης (από την προετοιμασία μέχρι και την εξόφληση)
ΠΩΣ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΑΙ ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ
Καταρχήν για την εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η επιχείρηση να εκδίδει τιμολόγια μέσω υπολογιστή/συστήματος.
Από εκεί και πέρα η επιχείρηση δεν αλλάζει κάτι στις καθημερινές της λειτουργίες καθώς συνεχίζει να εκδίδει τιμολόγια, απλώς πολύ εύκολα μπορεί μέσα σε 1-2 ώρες να ξεκινήσει σε πρώτη φάση να αρχειοθετεί ηλεκτρονικά τα αντίγραφα των τιμολογίων της και σε δεύτερη να τα αποστέλλει ηλεκτρονικά και άυλα, δηλαδή χωρίς το χαρτί, στους πελάτες της.
Με την εγκατάσταση ενός απλού λογισμικού που λειτουργεί συμπληρωματικά οπότε δεν επηρεάζει την υπάρχουσα τεχνολογική υποδομή της επιχείρησης και είναι ανεξάρτητο των συστημάτων που έχει (φορολογικοί μηχανισμοί, εκτυπωτές, ERP…) μπορεί να εφαρμόσει την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση των αντιγράφων της. Επιπλέον, η επιχείρηση έχει την δυνατότητα επιλογής του πελάτη που θα στείλει ηλεκτρονικά τιμολόγια, των τιμολογίων που θα στείλει αλλά και του τρόπου αποστολής.
Η ηλεκτρονική αποστολή μπορεί να γίνεται είτε μέσω ασφαλής υπηρεσίας όπου ουσιαστικά ο πελάτης μπαίνει σε ένα web site και τα βλέπει και τα κατεβάζει πολύ εύκολα είτε μέσω email αντίστοιχα απευθείας στον πελάτη του.
Η ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ ΣΤΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ SOFTONE
Η εταιρείας μας έχει λάβει όλες τις απαραίτητες τεχνικές πληροφορίες από την εταιρεία SOFTONE για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις εφαρμογές της
Έχουμε εφαρμόσει σε δοκιμές που κάναμε όλες τις απαραίτητες παραμετροποιήσεις σε όλες τις εφαρμογές και είμαστε έτοιμοι να τις εφαρμόσουμε στην εταιρεία σας εάν μας το ζητήσετε.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις εφαρμογές SOFTONE εφαρμόζεται ως εξής:
Εκδίδουμε το παραστατικό που θέλουμε π.χ. Τιμολόγιο και αυτόματα θα δημιουργηθεί ένα αρχείοPDF που θα αποθηκευτεί στον υπολογιστή μας (πρωτότυπο) και θα αποσταλεί με email στον πελάτη σε κρυπτογραφημένη μορφή. Η κρυπτογραφημένη μορφή θα περιέχει το αρχείο PDF για να το εκτυπώσει ο πελάτης σας εάν θέλει, το αρχείο a.txt και το αρχείο b.txt που δημιουργεί ο μηχανισμός σας. Στον πελάτη σας θα πρέπει να έχουμε δώσει το εργαλείο αποκρυπτογράφησης το οποίο είναι δωρεάν.
Κατόπιν εάν έχουμε παραμετροποιήσει την εφαρμογή μας να μην εκτυπώνει σε φυσική μορφή το αντίγραφο του παραστατικού για το λογιστήριο μας αυτό θα βγεί σε μορφή PDF και θα το αποθηκεύσουμε στον υπολογιστή μας. Αλλιώς θα εκτυπωθεί σε χαρτί κανονικά όπως σήμερα.
Την ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορούμε να την εφαρμόσουμε μόνο στους πελάτες που θα συμφωνήσουμε μαζί τους και στους υπόλοιπους να συνεχίζουμε όπως σήμερα.
Το κόστος της παραμετροποίησης και εδώ είναι ανάλογα με την υπάρχουσα εγκατάσταση και τις απαιτήσεις της εταιρεία σας.
Εάν τα παραστατικά εκδίδονται σε λευκό χαρτί και όλη η γραφική φόρμα είναι σχεδιασμένη στο πρόγραμμα τότε όλες οι αλλαγές που θα πρέπει να γίνουν καλύπτονται δωρεάν σε όσους πελάτες έχουν σύμβαση με την εταιρεία μας.
Εάν τα παραστατικά εκδίδονται σε προτυπωμένο έντυπο και θέλετε να συνεχίσετε να υπάρχει με αυτή τη μορφή τότε υπάρχει κόστος αγοράς της σύμβασης του φορολογικού σας μηχανισμού και σχεδιασμό νέας γραφικής φόρμας. Οι υπόλοιπες παραμετροποιήσεις είναι δωρεάν σε όσους πελάτες έχουν σύμβαση με την εταιρεία μας.
Εάν τα παραστατικά εκδίδονται σε προτυπωμένο μηχανογραφικό χαρτί τότε την εταιρεία σας την συμφέρει εάν θέλει να εφαρμόσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση να εκδίδει τα τιμολογία σε λευκό χαρτί με γραφική φόρμα. Το κόστος που την επιβαρύνει είναι μόνο ο σχεδιασμό της γραφική φόρμας ενώ οι υπόλοιπες παραμετροποιήσεις είναι δωρεάν σε όσους πελάτες έχουν σύμβαση με την εταιρεία μας.
Είμαστε στη διάθεση σας να συζητήσουμε απο κοντά για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην εταιρεία σας.